Sediš na sestanku in se sprašuješ, kaj točno sploh delaš tam. Razmišljaš o tem, kaj vse bi lahko v tem času bolj koristnega naredila in to te spravlja v obup. Vzameš telefon in poskušaš biti čim bolj diskretna. Kmalu se ti niti tega ne ljubi več in razmišljaš še samo o tem, kdaj bo konec.
Ti je zgodba poznana? Nisi edina.
Po mnogih anketah sodeč, se skoraj polovica anketirancev pritožuje, da na sestankih pri delu najbolj zapravljajo svoj čas.
Vsaka ura, ki jo preživiš na neproduktivnih sestankih, je izgubljena.
Kako zmanjšati število neproduktivnih sestankov?
1. Vsak sestanek ima določeno agendo in jasno opredeljen izid sestanka.
Na tak način lahko spremljate, ali se na sestanku držite agende. Debate, ki zaidejo s poti, se da lažje in prej ustaviti, na koncu lahko enostavno preverite, ali ste dosegli želen izid ali ne. Z jasnim in vnaprej določenim izidom se lahko vsi udeleženci sestanka zavežete k odgovornosti, da pomagate izid tudi doseči.
2. Določite zapisnikarja sestanka.
Naloga zapisnikarja je, da zapiše pomembne uvide, dogovore in dodeljene naloge.
Ob zapisu pri udeležencih sestanka zapisnikar z vprašanji preverja jasnost zapisanega. Po sestanku poskrbi za follow-up sestanka s seznamom vseh nalog.
3. Določite odgovornega za sledenje agendi.
Odgovornemu za sledenje agendi udeleženci sestanka dajete odgovornost in pravico, da prekine pogovore, vprašanja in razmišljanja, ki se od agende odmikajo in ne pripomorejo k temu, da se doseže želen izid sestanka.
4. Jasno definirajte naloge, ki vzklijejo med sestankom in podpirajo izid sestanka.
Jasna definicija naloge pomeni:
- kdo mora opraviti kakšno nalogo,
- kaj je izid naloge,
- do kdaj naj bo naloga opravljena in
- komu se poroča o opravljeni nalogi.
Kako vpeljati spremembe kulture sestankov v večji organizaciji?
V kolikor imate v organizaciji slab(š)o kulturo sestankovanja, bodo spremembe potekale počasi. Večji kot je sistem, bolj kot je kultura zasidrava v delovanje organizacije, težje in bolj nedosegljive se ti lahko zdijo spremebe.
A že z malimi koraki, v zgolj mikrookolju organizacije lahko hitro vplivaš na smiselnost in učinkovitost sestankov.
Predstavljaj si: udeležuješ se samo sestankov, ki imajo rep in glavo, udeleženci sestanka pridejo na sestanek pripravljeni, vsi udeleženci vedo, kaj je skupni cilj in soodgovorno, z lastnim prispevkom, pomagajo, da je izid sestanka dosežen v optimalnem času. Vsak ve, kaj je njegova odgovornost in spoštuje odgovornost drugih.
Sliši se tako dobro, da bi bilo škoda ne prevzeti proaktivne vloge pri vpeljavi sprememb.
Kaj lahko storiš ti?
Že zgolj s tem, da pred sestankom sklicatelja prosiš za agendo in cilj sestanka, lahko poskrbiš da se število sestankov, ki jih udeleženci prepoznate kot neproduktivne, bistveno zmanjša.