Če se ti kdaj zgodi, da nad tabo visi ogromno število opravil in sploh ne veš kje bi začela, občutek preobremenjenosti pa te počasi utaplja, danes s tabo delim šest korakov, ki ti bodo pomagali, da se iz občutka nemoči spraviš nazaj v pogon z jasnim fokusom in brez groznega občutka, da je vsega preveč. 

Tudi najboljšim, najbolj organiziranim se zgodi, da pride dan, ko se zadeve podrejo ali preveč nakopičijo. Ni važno, kako dobro planirajo, ker življenje kdaj pred nas pač navrže vse naenkrat. Polno zadev, nad katerimi nimaš kontrole, kar naenkrat je pred tabo veliko rokov oddaj, mnogo zadev, ki so nujne in kričijo po tvoji pozornosti. Čeprav si v polnem pogonu, si napeta in bi se na trenutke najraje zjokala…

Vsak od nas je že doživel takšne dneve.

Pomembno je, da prepoznaš, kdaj prideš v stanje, ko hitiš od ene naloge do druge in imaš ob tem občutek, da se nimaš časa niti ustaviti in normalno zadihati, kaj šele planirati, kako zadeve izpeljati.

Sama sem tekom let razvila sistem, ki mi pomaga, da takrat hitro, v cca. 15ih minutah najdem svoje sidro, da se prizemljim; da mi panika in stres ne vzameta moči in moje storilnosti. 

6 Korakov do učinkovitega delovanja ob preobremenjenosti

Prvi korak (1 min): Minuta za umiritev.

Prvi Korak, ki je najjtežji je ta, da prideš iz mindseta “Moram delati, ne morem si vzeti malo pavze” v to, da se ustaviš in eno minuto nameniš dihanju. Da se osredotočiš na svoj dih. Samo za eno minuto gre, ne bo se vse sesulo, če si vzameš to eno minuto za umiritev. 

Drugi korak (5 min): Delovna površina brez distrakcij.

Po tej minuti sledi drugi korak. Ta je, da na hitro pospraviš svojo delovno površino. To ti ne sme vzet več kot 5 minut. Ko postanemo tako zaposleni in preobremenjeni, zelo hitro postane takšna tudi naša delovna površina: neorganizirana in polna distrakcij. Od gradiv in zapiskov, pa post-it listkov in opomnikov, kaj vse je treba naredit ipd. 

Ti pa rabiš prostor, ki ti bo omogočil, da naloge, ki si jih boš zadala, opraviš s fokusom. Rabiš delovno površino brez distrakcij. 

Tako da:

  • umazano posodo odnesi stran, 
  • stvari, ki so za v koš daj v koš, 
  • papirje in post-it listke zloži na kup in zapri v predal. Vsi te bodo počakali tam.

Tretji korak (5 min): Zajem vseh nujnih zadev

Ko maš pospravljeno delovno površino, je čas, da vzameš list papirja in svinčnik in zapišeš vse, kar je nujno, da narediš. Zelo veliko tesnobe, stresa, živčnosti in razpršenosti prihaja iz naslova, ker se bojimo, da bomo pri vsem neskončnem številu opravil pozabili na nekaj ključnega. Zato vse nujne zadeve zapiši na papir, daj jih iz glave, papir pa na vidno mesto, da svoje možgane pomiriš, da ne boš na nič pozabila. 

Četrti korak (1 min): Delegacija

V eni minuti preskeniraj seznam in poglej, ali je na seznamu karkoli takšnega, kar lahko daš narediti komu drugemu. Komurkoli: kolegu, sodelavcu, partnerju, svojim staršem, otroku, tašči, tajnici, prijateljici?

Vem, da je delegiranje, sploh, če ga nisi vajena in se ga moraš še priučiti, zelo zahtevno. Velikokrat se nam ob tem pojavijo misli v stilu: “Preden vse razložim, kaj mora naredit, bom sama že končala… Pa še naredila bom točno tako kot verjamem, da je boljše.”

Gre za željo po kontroli in nadzoru, željo, da pokažemo svetu, da zmoremo in znamo. A v situacijah, ko si močno preobremenjena, ko imaš nad sabo več zadev kot jih zmoreš, nimaš tega privilegija, da ne bi prosila za pomoč.

V tem koraku je pomembno, da realistično pogledaš na seznam in si odgovoriš, kaj dejansko lahko naredijo drugi in kaj je tisto, kar mora ostati pri tebi. 

Peti korak (1 min): Ne-nujne naloge.

Peti korak, ki ti bo isto vzel minuto, je to, da preskeniraš seznam in pogledaš, kaj lahko počaka do jutri, naslednjega tedna. Zadeve, ki res nikakor ne morejo, obkroži. 

Šesti korak: Delovanje.

V šestem koraku je čas, da se lotiš ene izmed obkroženih nalog. Tukaj ne izgubljaj časa in svoje mentalne energije, pa preigravat možnosti, česa bi se lotila najprej, česa kasneje…

Poglej, če je kakšna naloga, ki vzame zelo malo časa ali ti je zelo enostavna in začni s tisto. S tem boš hitro prišla do točke, ko boš nekaj zaključila in poskrbela za zadovoljstvo, ko boš zadevo prečrtala na papirju, seznam pa se ti bo začel krčiti pred tvojimi očmi. 

Bistvo je, da čim prej nekaj izbereš, karkoli od obkroženega, in greš k delu. 

Ko si nekaj izbereš, daš na stran vse ostalo. Tudi seznam, kaj vse te še čaka. Na delovno površino prineseš gradiva, ki jih rabiš in delaš, dokler naloge ne zaključiš. Če rabiš za nalogo več kot pol ure, si nastavi opomnike, da poskrbiš, da se pretegneš, popiješ malo vode, poješ kakšno sadje ali oreščke. S tem poskrbiš, da si podaljšaš čas ali število fokusiranih ciklov dela. 

Ko z nalogo zaključiš, prečrtaj opravljeno nalogo in ponovi šesti korak z naslednjo nalogo. 

Učinkovito upravljanje z nalogami

Če te zanima več o procesu, kako upravljati z nalogami, s katerim si lahko pomagaš do učinkovitejšega zaključevanja nalog, mirnejše glave in boljšega plutja med vsemi obveznostmi v tvojem vsakdanu, te vabim, da pogledaš PDF vodič o upravljanju z nalogami, 

V katerem je zajeta teoretična podlaga, ki ti bo pomagala razumeti, zakaj in kako učinkovito upravljati z nalogami, s pomočjo vaj pa boš lahko teorijo enostavno prenesla v svoj vsakdan. 

Več informacij o vodiču najdeš tukaj.