Če si se že srečala z mojimi vsebinami, lahko opaziš, da pogostokrat govorim o projektih in nalogah. Kakšna je sploh razlika med nalogami in projekti? Razumevanje glavnih razlik ti bo pomagalo, da hitreje in uspešneje črtaš alineje na tvojem to-do seznamu.
Razlikovanje ti namreč pomaga določiti, kako pristopiti k zadevi, da jo smiselno splaniraš in uspešno zaključiš. Gre za temelj, če želiš dobro upravljati s svojimi nalogami in projekti.
Kdaj imam pred sabo nalogo?
Sopomenki naloge sta še besedi opravilo ali task (ki je izvzet iz angleškega jezika). Za temi besedami stoji neko dejanje, ki ga lahko opraviš v enotnem časovnem intervalu. Torej, nalogo ti v enem kosu pripelješ od začetka do konca. Ko začneš z delom, si sposobna to nalogo v enem delovnem sklopu tudi zaključiti.
Primer: pokliči Mojco.
Če to narediš v enem časovnem oknu, si zadevo “pokliči Mojco” označila za opravilo. Seveda bi lahko to opravilo razdrobila dalje na manjša pod-opravila, v smislu: primi telefon, vtipkaj številko, in tako naprej. A verjetno zaznaš, da takšno drobljenje pri nalogi ni smiselno.
Kdaj pa bi takšno drobljenje bilo smiselno?
Kdaj upravljam s projekti in ne z nalogami?
V primeru, da ti ta ista zadeva, “pokliči Mojco” predstavlja projekt. Če se moreš ti na klic najprej pripraviti, na primer, da si želiš napisati vprašanja, za katera moraš prej še dva članka prebrat.
Za dva članka boš potrebovala eno uro, da spišeš vprašanja še naslednje pol ure in šele nato boš pripravljena, da dvigneš telefon in Mojco tudi pokličeš.
V tem primeru pa zadeva “pokliči Mojco” ni več naloga, ampak projekt. Projekt, ker za to zadevo potrebuješ več časovnih intervalov, ki med sabo niso nujno povezani.
Če povzamem.
Projekt je sestavljen iz večih nalog, iz večih opravil. Vsako opravilo pa ima en časovni interval, v katerem lahko to opravilo zaključiš.
Zakaj je razlikovanje med projekti in nalogami pomembno?
Ker z ralikovanjem med nalogo in projektom jasno določiš, kako podrobno moraš razdrobiti alineje na svoji to-do listi.
Projekt “pokliči Mojco” si želiš na svoji to-do listi spremeniti v:
1- preberi 2 članka
2- napiši vprašanja
3-pokliči Mojco
Medtem ko naloge “pokliči Mojco” ni smiselno drobiti naprej.
Kaj ti razločevanje med nalogami in projekti prinese v življenju?
Se ti je kdaj zgodilo, da imaš neko alinejo na svojem to-do seznamu že zelo dolgo časa, pa je kar ne uspeš prečrtati? Verjetno tvoje alineje predstavljajo projekte in ne nalog.
In tukaj se lahko skriva razlog, zakaj mogoče nimaš nobene motivacije, da bi se neke alineje s seznama sploh lotila, da z zadevo odlašaš – in logično je, da s stvarjo odlašaš, če pa se lahko znotraj ene alineje projekta skriva tudi 30 nalog!
Ali pa se sprašuješ, zakaj kar ne moreš začeti s stvarjo na seznamu in ti tvoj notranji kritik že podaja nesmiselne oznake, da si lena ali nesposobna. A mogoče se za tem skriva zgolj to, da tvojim možganom ni jasno, kaj sploh moreš naredit, ker gledajo ime projekta, poti, kako projekt peljati, pa je nešteto.
Vabim te, da pogledaš svoj to-do seznam in preveriš, katere alineje predstavljajo projekte in katere naloge. To je eden izmed pomembnejših korakov, ki ti omogoča, da zadeve hitreje, lahkotneje in uspešneje zaključuješ.