Eno izmed pomembnih vodil pri upravljanju nalog je, da ne začenjaj nalog, ki jih ne moreš dokončati. Sliši se zelo logično in preprosto, kajne?

A čeprav se vodilo sliši preprosto, se ga ljudje velikokrat ne držimo. Samo pomisli: kolikokrat se lotiš pregleda email sporočil? Kolikokrat se ti zgodi, da isto email sporočilo prebereš večkrat? 

Ti je poznana situacija, ko zjutraj odpreš e-pošto in prebereš nekaj email sporočil in se potem posvetiš drugi nalogi, brez da bi s prebranimi sporočili karkoli naredila (z izjemo tega, da ga mogoče označiš kot neprebranega)?

Ta primer lepo nakazuje situacijo, kjer nekaj začneš, a zadeve ne zaključiš. In na tak način pustiš, da ti odtekajo tvoj čas, energija in pozornost. 

Kaj se zgodi kasneje, ko se zopet vrneš k e-sporočilom?

Še enkrat prebreš že prej prebrano sporočilo. In mogoče zopet ne narediš ničesar. In potem še enkrat. In še enkrat… Vse dokler glede dotičnega sporočila nekaj ne ukreneš: ga zbrišeš, arhiviraš, nanj odgovoriš, dodaš dogodek v koledar, si zapišeš novo nalogo na svoj seznam nalog, ali pa vsebino e-sporočila shraniš za kasnejše branje…

In če pomisliš: zakaj bi sploh želela prebrati e-sporočilo, če si potem ne vzameš še časa, da z njim karkoli ukreneš? Če ne sprejmeš odločitve, kaj boš s sporočilom naredila?

Z vsakim dodatnim branjem sporočila

  • ti odteka čas, ki bi ga lahko investirala v nekaj drugega;
  • tvoji možgani naredijo zaznamek in s tem porabljajo del mentalne kapacitete, ki bi jo drugače lahko koristila za reševanje problemov, iskanje rešitev in kreativo.

Z drugimi besedami – postaneš manj učinkovita. 

Čeprav sem to vodilo razložila na primeru z e-sporočili, pa lahko vodilo preslikaš na karkoli drugega. Poglej okoli sebe in prepričana sem, da hitro našteješ vsaj tri naloge (in ne projekte), ki si jih že začela, ne pa tudi končala. 

Za tvojo osebno učinkovitost je torej pomembno, da začneš pri sebi opazovati, ali obstaja tip nalog, ki jih pogosto začneš, ne pa tudi dokončaš in se pogosto pojavljajo. Ko imaš ta seznam, pa vabljena k razmisleku, s kakšnimi načini delovanja (sistemi) si lahko pomagaš, da ta vzorec presekaš in naloge tudi uspešno zaključiš.