Se ti je že kdaj zgodilo, da cel dan delaš s polno paro, hitiš od enega opravila do drugega, da ja čim več narediš, a na koncu dneva, ko se vse umiri, ugotoviš, da so tiste najpomembnejše naloge ostale nedokončane in da se nikakor ne čutiš, da je za tabo produktiven dan?
Kaj lahko storiš, da bo takšnih dni čim manj? S tabo delim 6 idej, ki so ti lahko pomoč.
1. Email prvič poglej šele po opravljenih najpomembnejših nalogah
Rado se nam namreč dogaja, da je email prva stvar, ki jo zjutraj pogledamo. Tako se nam lahko hitro zgodi, da začnemo delati nenačrtovano delo, torej odgovarjati na emaile ali pa se takoj lotimo nalog, ki so nam jih v emailu dodelili drugi. Tako namesto nalog, ki so nam pomembne in smo jih umestili v urnik, začnemo opravljati naloge, ki so prioriteta drugih. Email zato poglej šele v drugi polovici delovnega časa.
2. Ugasni VSA opozorila (notifications).
Če želiš fokus, če želiš uspešno zaključiti zadane naloge, daj priložnost možganom, da se posvetijo nalogi in poskrbi za to, da čim bolj zmanjšaš število distrakcij. Izklop opozoril je preprost in ima velik učinek.
3. Glavne 3 dnevne naloge imej ves čas na vidnem mestu.
Ker imaš spisek glavnih nalog ves čas pred sabo in na vidnem mestu, se boš lažje vrnila k njim, v kolikor se tekom tvojega dela pojavijo distrakcije.
4. Več nalog delegiraj.
Če si sama svoja mojstrica, si načrtuj čas, v katerem boš razmislila, kakšne naloge lahko delegiraš oziroma predaš zunanjim izvajalcem. V kolikor delaš z ekipo, pa načrtuj čas, da pokažeš sodelavcu, kako se naloga opravi in da predaš potrebno znanje in orodja.
Spusti nekaj kontrole, in dopusti drugim, da naredijo po tvojih smernicah. V obeh primerih je v danem trenutku velikokrat lažje, da nalogo opraviš sama, a na dolgi rok – z večanjem števila tvojih zadolžitev ali širjenja tvoje ekipe – tak način ni vzdržen.
5. Reci ne nesmiselnim sestankom.
Ob povabilu na sestanek zahtevaj jasno agendo sestanka in želeni outcome sestanka, v nasprotnem primeru prisotnost zavrni. Če se na sestankih sprašuješ, kaj sploh delaš tam, naslednjič ne sprejmi povabila na sestanek in pojasni svoje prioritete dela.
6. Določi svoj zlati čas za delo in ga skrbno varuj.
Opazuj, kdaj v dnevu imaš največ energije in motivacije za opravljanje težjih nalog. Glede na ugotovljeno planiraj svoj dan. Določi časovni blok, ki ga imaš na voljo in poskrbi, da za druge nisi dosegljiva. V primeru dela v ekipi poskrbi, da tudi drugi člani ekipe vedo, da v tem času potrebuješ mir in si za razna vprašanja, povezovanja, sestanke in ostale naloge, na voljo kasneje.